Was die GoBD verlangen
Die GoBD fordern eine vollständige, richtige, zeitgerechte, geordnete und unveränderbare Buchführung sowie deren nachvollziehbare Dokumentation.
Hinter dem Kürzel stehen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Vollständigkeit bedeutet, dass kein Geschäftsvorfall fehlt. Zeitgerecht heißt, dass Belege zeitnah erfasst werden. Unveränderbarkeit verlangt, dass eine einmal vorgenommene Buchung nicht spurlos überschrieben werden kann, Änderungen müssen als solche erkennbar bleiben. Nachvollziehbarkeit schließlich bedeutet, dass ein sachverständiger Dritter den Weg vom Beleg zur Buchung und zurück in angemessener Zeit prüfen kann. Diese Anforderungen gelten für jede Praxis, die Belege elektronisch erfasst oder empfängt.
GoBD und Einnahmenüberschussrechnung
Die GoBD gelten auch für die Einnahmenüberschussrechnung, die in vielen Praxen die Gewinnermittlung bildet.
Ein verbreitetes Missverständnis lautet, die GoBD beträfen nur bilanzierende Betriebe. Tatsächlich knüpfen sie an die elektronische Führung von Aufzeichnungen an, nicht an die Gewinnermittlungsart. Wer als freiberufliche Praxis die Einnahmenüberschussrechnung nutzt und Belege digital verarbeitet, muss die Grundsätze ebenso einhalten. Das betrifft die geordnete Ablage der Einnahmen- und Ausgabenbelege, die zeitgerechte Erfassung und die unveränderbare Archivierung. Auch elektronische Kontoauszüge und per E-Mail empfangene Rechnungen fallen darunter und sind im Originalformat aufzubewahren.
Ersetzendes Scannen und Aufbewahrung
Beim ersetzenden Scannen dürfen Papierbelege unter Voraussetzungen vernichtet werden, für bestimmte Belegarten bestehen jedoch weiterhin Aufbewahrungspflichten im Original.
Das ersetzende Scannen erlaubt es, Papierbelege nach dem Digitalisieren zu vernichten, wenn der Scanprozess geordnet, vollständig und dokumentiert abläuft und das digitale Abbild bildlich und inhaltlich mit dem Original übereinstimmt. Einzelne Unterlagen sind davon ausgenommen und müssen im Original verwahrt werden. Die steuerlichen Aufbewahrungsfristen laufen unverändert weiter, nur eben für das digitale Archiv. Ob und für welche Belegarten das ersetzende Scannen in Ihrer Praxis sinnvoll und zulässig ist, sollte vor der Umstellung geklärt und in der Verfahrensdokumentation festgehalten werden.
Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Belege in der Praxis erfasst, verarbeitet, gebucht und archiviert werden, sie ist Teil der GoBD.
Sie soll einem Prüfer ermöglichen, den gesamten Weg eines Belegs nachzuvollziehen, von der Entstehung über die Erfassung bis zur Archivierung. Dazu gehören die eingesetzten Systeme, die Zuständigkeiten in der Praxis, der Scan- und Erfassungsprozess sowie die Maßnahmen zur Unveränderbarkeit. Eine Verfahrensdokumentation ist keine Formalie ohne Folgen: Fehlt sie oder bildet sie den tatsächlichen Ablauf nicht ab, kann das die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in einer Betriebsprüfung infrage stellen. Wir unterstützen bei der Erstellung passend zu Ihrem digitalen Ablauf.
Datenzugriff in der Betriebsprüfung
Die GoBD verpflichten dazu, der Finanzverwaltung in einer Betriebsprüfung Zugriff auf die steuerlich relevanten digitalen Daten zu ermöglichen.
Der Datenzugriff kann in drei Formen erfolgen: als unmittelbarer Zugriff auf das System, als mittelbarer Zugriff über Auswertungen durch die Praxis oder als Datenträgerüberlassung, bei der die Daten in einem auswertbaren Format bereitgestellt werden. Für die Praxis bedeutet das, dass die steuerlich relevanten Aufzeichnungen über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist maschinell auswertbar und lesbar bleiben müssen, nicht nur als ausgedrucktes Abbild. Werden Systeme gewechselt, sind die Altdaten entweder im alten System zugänglich zu halten oder revisionssicher zu migrieren. Wer von Beginn an mit einem durchgängigen, geprüften Buchhaltungssystem arbeitet, erfüllt diese Anforderung im Regelfall ohne zusätzlichen Aufwand.
Umsetzung mit DATEV in der Praxis
In der Praxis lassen sich die GoBD am einfachsten mit einem durchgängigen System einhalten. DATEV Unternehmen Online verbindet Belegerfassung, Buchung und Archivierung revisionssicher: Belege werden per App erfasst, gelangen direkt in die Kanzlei, werden zeitnah gebucht und unveränderbar abgelegt. Für Heilberufe arbeiten wir mit dem passenden Branchenkontenrahmen, sodass die Auswertungen zur Fachrichtung passen. Die Software stellt den technischen Rahmen, die ordnungsgemäße Nutzung, die zeitgerechte Erfassung und die Verfahrensdokumentation bleiben Aufgabe von Praxis und Kanzlei. Wie wir den digitalen Ablauf einrichten und laufend betreuen, lesen Sie unter digitale Buchhaltung mit DATEV.